checkliste
sechs schritte zum erfolgreichen event
1. die rahmenbedingungen
Wenn Ihr eine Veranstaltung plant, sei es ein Geburtstag, eine Hochzeit oder ein Firmenevent, ist neben ein bisschen Organisationstalent immer auch die Überlegung im Spiel, wie aufwändig Ihr Eure Feier gestalten wollt und welches Budget Ihr Euch dafür gesetzt habt. Da kommen einige Fragen zusammen. Soll die Feier schlicht, maßvoll, gediegen oder üppig ausfallen? Liegt der Fokus beim Essen, beim Trinken, beim Feiern? Reichen die selbstgepflückten Wiesenblumen als Tischdeko aus, oder will ich dafür einen Floristen beauftragen?
Ein weiterer Baustein bei der Planung einer Feier ist natürlich auch die Gestaltung der Musik. Reicht eine zusammengestellte Spotify-Playlist aus? Buche ich einen DJ, der für die nötige Stimmung am Abend sorgt? Und was ist mit dem Sektempfang? Wäre hierfür vielleicht eine Sängerin oder eine kleine Swing Combo passend?
Wenn die Feier gelingen soll, sollte nichts dem Zufall überlassen werden, und da die Musik hierfür ein entscheidender Faktor ist, solltet Ihr der Auswahl des DJs oder eines Live Acts besondere Aufmerksamkeit schenken. Gerade bei einer Hochzeit will man als Brautpaar den Gästen (und sich selbst) herausragende, einzigartige, unvergessliche und emotionale Momente bescheren, und Musik ist dafür ein ideales Medium. Mit der Buchung eines Live Acts hebt Ihr Eure Feier nachhaltig auf ein neues Niveau, und gleichzeitig ist es eine wunderschöne Art, seine Wertschätzung gegenüber seinen Liebsten auszudrücken.
2. das timing
Da die Suche nach einem passenden Live Act meist dann erfolgt, nachdem die geeignete Location zum Feiern gefunden wurde, werden gefragte Musiker teilweise schon ein Jahr vor dem geplanten Event angefragt. Hochzeiten z.B. werden zu 90% an einem Samstag gefeiert und mit großer Wahrscheinlichkeit an einem Samstag zwischen Mai und September. Das bedeutet, dass sich die meisten Hochzeiten auf 20 Samstage im Jahr verteilen. Dementsprechend früh sind gute Musiker an diesen Terminen dann auch schon gebucht. Kümmert Euch also bei Eurer Planung so früh wie möglich um die Wahl des passenden Live Acts.
3. die location
Steht der Termin für die Feier, ist der nächste Punkt auf der Checkliste meist die Wahl der Location. In Hamburg wird ja gern an Elbe oder Alster gefeiert. Wenn der Raum noch eine bestimmte Größe und das Interieur einen bestimmten Stil haben soll, dezimiert sich die Auswahl erheblich. Da lohnt sich vielleicht mal ein Blick über die Stadtgrenzen Hamburgs hinaus und auf unsere Partnerseite. Dort findet Ihr neben Empfehlungen zu DJs, Fotografen und Caterern auch Links zu Locations in und um Hamburg herum.
4. die auswahl des live acts
Im Idealfall habt Ihr einen Live Act schonmal bei einem Event spielen sehen, und nun wollt Ihr ihn für Eure eigene Feier buchen. Zu dumm, er ist nicht mehr verfügbar. Nun startet Ihr eine Umfrage im Bekanntenkreis und in den sozialen Medien, aber keiner kann helfen.
Ihr seid aber noch nicht in Panik, denn Ihr habt ja noch gute Verbindungen zum Internet. Ihr schmeißt also die Suchmaschine an, aber aufgrund der Fülle von Musikern, die sich im Netz tummeln, seid Ihr schnell überfordert. Um die Suche etwas einzugrenzen, guckt Ihr nun nach einer Agentur, die für Euch bei der Auswahl in Vorleistung getreten ist und für jeden ihrer Live Acts ein schickes Portfolio bereithält. Bei Eurer Recherche landet Ihr bei ton art, und das ist auch gut so. Ihr seid jetzt zuversichtlich, dass Ihr hier den passenden Musiker findet, und Ihr wisst nun, dass Eure Feier ein voller Erfolg wird.
ton art hat 26 Live Acts im Portfolio, und jeder von ihnen hat seinen eigenen Stil und seine eigene Taktik, die Gäste mit Ihrer Musik zu begeistern. Was sie gemeinsam haben, ist ihre Authentizität und ihre Professionalität bei der Ausübung ihres Jobs. Und allesamt wollen sie, dass es ein toller Abend für Euch wird und Ihr eine gute Zeit habt. Damit dieses Ziel auch erreicht wird, gehen wir zum nächsten Schritt.
5. das vorgespräch
Sobald die Wahl auf einen bestimmten Musiker gefallen ist, habt Ihr die Möglichkeit, ihn in einem unverbindlichen Vorgespräch kennenzulernen, denn Ihr sollt ja herausfinden, ob Ihr auf einer Wellenlänge seid, die Chemie stimmt, der Funke übergesprungen und das Eis gebrochen ist, kurz: Ihr Euch sympathisch seid und Ihr dem Musiker das Vertrauen schenken wollt, auf Eurer Feier aufzutreten.
Besprecht mit ihm den Ablauf des Abends und klärt Fragen zu den räumlichen und technischen Begebenheiten Eurer Location. Generell gilt: je mehr Info der Musiker bezüglich des Ablaufs der Feier und Eurer Musikvorstellung von Euch erhält, desto besser kann er sich auch vorbereiten.
Nach dem Kennenlerngespräch habt Ihr dann noch bis zu zwei Wochen Zeit, Euch zu überlegen, ob der Musiker zu Euch und Eurer Feier passt.
6. die buchung
Wenn Ihr einen Live Act bei ton art bucht, erhaltet Ihr von uns eine Auftragsbestätigung, die alle wichtigen Eckdaten wie Ankunft des/der Musiker, mitgebrachte Technik, Aufbau, Musikspielzeit usw. enthält. Darin vermerkt ist auch, dass wir für gleichwertigen Ersatz sorgen, sollte der Musiker krankheitsbedingt ausfallen; ein großer Vorteil übrigens im Vergleich zu einem „Einzelkämpfer“, bei dem dieser Passus meist nicht vertraglich geregelt ist. Abhängig von dem gebuchten Musiker, der Art und der Größe des Events, der Musikspielzeit und der eingesetzten Technik variieren hier die Preise jedoch.
Wenn Ihr neben einem Live Act noch auf der Suche nach einem passenden DJ sein solltet, dann findet Ihr ihn mit Sicherheit bei unserer DJ-Agentur getont!
